Come Si Fanno Le Fatture Elettroniche Guida Completa Passo Dopo Passo

✅ Per creare fatture elettroniche: scegli un software abilitato, compila i dati, firma digitalmente e invia tramite SDI; essenziale per aziende moderne!

Per fare una fattura elettronica, è necessario seguire una serie di passaggi precisi che garantiscono la corretta compilazione e l’invio del documento attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate. La procedura include la preparazione dei dati obbligatori, la generazione del file XML secondo il formato previsto dalla normativa italiana, la firma digitale opzionale e infine l’invio tramite canali certificati. Inoltre, è essenziale conservarla elettronicamente per almeno 10 anni, secondo le disposizioni di legge.

In questa guida completa, vedremo nel dettaglio tutti i passaggi necessari per creare e inviare correttamente una fattura elettronica, dalla raccolta dei dati alla trasmissione al SDI, fino alle modalità di conservazione. Verranno spiegate anche le differenze tra i vari software disponibili, le tipologie di fatture (ad esempio, verso privati o pubbliche amministrazioni) e le eventuali sanzioni in caso di mancato invio o errori. Scopriremo inoltre quali strumenti gratuiti o a pagamento utilizzare per facilitare il processo e come gestire eventuali correzioni o fatture di accredito.

1. Cosa serve per emettere una fattura elettronica

• Codice destinatario o PEC del cliente, necessario per l’invio tramite Sistema di Interscambio.
• Dati anagrafici del cedente/prestatore e del cessionario/committente (nome, indirizzo, codice fiscale, partita IVA).
• Descrizione dettagliata dei beni o servizi venduti, con quantità, prezzo unitario e aliquota IVA applicabile.
• Software o strumenti digitali per creare il file XML con i dati corretti.
• Firma digitale (opzionale a seconda del tipo di fattura e modalità di invio), per garantirne autenticità e integrità.

2. Come compilare una fattura elettronica passo dopo passo

1. Inserire i dati anagrafici: nome, indirizzo e partita IVA propria e del cliente.
2. Indicare la data di emissione e il numero progressivo della fattura.
3. Descrivere i beni o i servizi forniti indicando quantità, prezzi, e aliquote IVA.
4. Calcolare l’importo totale comprensivo di IVA.
5. Generare il file XML seguendo il tracciato standard stabilito dall’Agenzia delle Entrate.
6. Apporre la firma digitale, se necessaria per il tipo di fattura emessa.
7. Inviare il file XML tramite SDI, usando il codice destinatario o la PEC del cliente.
8. Conservare la fattura in digitale per il periodo previsto dalla normativa (10 anni).

Documenti e Dati Necessari per Creare una Fattura Elettronica

Prima di addentrarci nella creazione vera e propria della fattura elettronica, è fondamentale raccogliere tutti i dati e i documenti necessari per garantire una corretta emissione, evitando errori e ritardi nella trasmissione. Un buon inizio fa già metà del lavoro!

I dati essenziali per emettere una fattura elettronica

Per poter generare una fattura elettronica completa e valida, dovrai necessariamente disporre delle seguenti informazioni:

• Identificativi del cedente/prestatore: ragione sociale, codice fiscale o partita IVA, indirizzo della sede legale;
• Identificativi del cliente: nome, cognome o ragione sociale, codice fiscale o partita IVA, indirizzo;
• Data di emissione della fattura;
• Numero progressivo della fattura, che deve seguire una numerazione univoca e cronologica;
• Descrizione dettagliata dei beni o dei servizi forniti, quantità e unità di misura;
• Prezzi unitari e totale imponibile;
• Aliquota IVA applicata e relativo importo;
• Eventuali sconti, spese accessorie (es. trasporto);
• Modalità di pagamento e termini concordati;
• Eventuali dati normativi, come codice natura dell’operazione per esenzioni o regimi particolari.

Documenti utili per una fattura senza errori

Non dimenticare di preparare questi documenti di riferimento, essenziali per compilare correttamente la fattura elettronica:

1. Ordine o contratto firmato da entrambe le parti, che dettaglia l’accordo commerciale;
2. Documento di trasporto (DDT), se previsto, che attesti la consegna dei beni;
3. Preventivi o offerte accettate, per verificare prezzi e condizioni;
4. Eventuali note di variazione o documenti di rettifica, se si sta emettendo una nota di credito o debito.

Consigli pratici per evitare errori comuni

• Verifica sempre doppia l’esattezza dei dati anagrafici, soprattutto il codice fiscale e la partita IVA del cliente: un errore potrebbe causarti il rifiuto della fattura da parte del Sistema di Interscambio (SDI).
• Usa un sistema di numerazione progressiva chiaro e lineare: evita salti di numerazione per non complicare la gestione contabile.
• Ricalcola sempre l’IVA, specialmente per operazioni con aliquote diverse o esenti, per garantire importi corretti.

Esempio pratico di dati raccolti per una fattura elettronica

Seguendo con rigore questi passaggi e raccogliendo correttamente tutti i dati, la tua fattura elettronica sarà pronta per essere generata e inviata al Sistema di Interscambio (SDI) senza problemi.

Domande frequenti

Cos’è la fattura elettronica?

La fattura elettronica è un documento digitale che sostituisce la fattura cartacea, trasmesso e conservato in formato elettronico mediante sistemi telematici.

Chi è obbligato a emettere la fattura elettronica?

Tutte le imprese e i professionisti residenti in Italia sono obbligati a emettere fatture elettroniche per le cessioni di beni e prestazioni di servizi verso altri soggetti passivi IVA.

Quali sono i passaggi principali per emettere una fattura elettronica?

I passaggi includono: preparazione del file XML, invio tramite Sistema di Interscambio (SDI), ricezione e conservazione digitale della fattura.

Come posso conservare correttamente le fatture elettroniche?

Le fatture elettroniche vanno conservate in modalità digitale utilizzando sistemi di conservazione a norma, per almeno 10 anni.

Quali software posso utilizzare per creare fatture elettroniche?

Esistono molte soluzioni software, sia gratuite che a pagamento, come Fatture in Cloud, Aruba, o il servizio online dell’Agenzia delle Entrate.

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